Como controlar pagamento de clientes: gestão financeira para evitar inadimplência

Manter o controle de pagamento de clientes em dia precisa estar entre as prioridades da gestão do seu negócio. A explicação para isso é simples: como você vai saber se está realmente lucrando se nem sequer sabe quanto está recebendo?

Acompanhar esse departamento com muita atenção é crucial para um fluxo de caixa equilibrado. Além do mais, é um dos pilares para vender no fiado com segurança e conseguir fidelizar muitos clientes.

E mesmo que você se considere muito organizado, não custa nada checar se não dá para melhorar ainda mais o que faz, né? Confira agora como controlar pagamentos de clientes e evitar a inadimplência.

Controle de pagamento de clientes: o que é?

Controle de pagamento de clientes é um conjunto de medidas para organizar as informações relacionadas às compras e quitação de débitos pelos consumidores. Fazendo isso, você evita o temido calote, consegue manter as contas do seu negócio em dia e um fluxo de caixa saudável.

Há alguns anos, era bem mais difícil fazer isso. Os comerciantes passavam horas analisando cheques e planilhas, fazendo diversas anotações em cadernos. Hoje, controlar essa movimentação é muito mais fácil, rápido e seguro, graças à tecnologia e sistemas integrados.

Qual a importância do controle de recebimento e pagamento eficiente?

Um controle de clientes e pagamentos bem feito ajuda a manter as finanças da sua empresa em dia, o que facilita na hora de pagar as suas contas. Em outras palavras, quem não faz um bom acompanhamento, pode acabar não tendo dinheiro para honrar seus compromissos financeiros.

Ele também auxilia no equilíbrio do seu fluxo de caixa, contribuindo para investimentos melhor alocados, e na tomada de decisões mais inteligentes. 

Afinal, quem conhece bem os próprios recursos financeiros sabe onde pode gastar, tem mais chances de driblar problemas e cenários de crise, e administrar o negócio com confiança.

Controlar os pagamentos permite, inclusive, elaborar ações promocionais atrativas para os clientes sem desestabilizar o seu caixa.

Com ele, você entende melhor o seu faturamento, evita prejuízos no fim do mês e endividamentos, e ainda consegue lidar com imprevistos sem dores de cabeça. Por exemplo, se o seu principal equipamento de trabalho deixa de funcionar, você não vai quebrar a cabeça pensando de onde tirar dinheiro para consertá-lo.

Como controlar pagamentos de clientes?

Existem algumas técnicas simples que ajudam bastante no acompanhamento desses números. Veja abaixo 12 dicas de como controlar pagamentos de clientes e ter mais segurança financeira.

Organize os pagamentos

Separe os pagamentos por tipo de recebimento (cartão, boleto, etc.) para ter uma noção maior de quando vai receber. Por serem computados em prazos diferentes, organizá-los desta forma evita que você se perca ou se desespere por não ter recebido no dia esperado.

Tenha atenção a tudo o que for parcelado

Você deve manter todas as informações referentes às compras dos clientes sempre atualizadas. No entanto, precisa dar uma atenção especial para os parcelamentos, prestando bastante atenção na quantidade de vezes que determinado item foi parcelado e nos vencimentos correspondentes.

Mantenha um controle financeiro

Claro que você precisa estar atento aos pagamentos dos clientes, mas também deve acompanhar detalhadamente as movimentações financeiras do seu negócio como um todo. Só assim você tem noção de onde investir o seu dinheiro e como gastá-lo da melhor maneira.

Não misture dinheiro pessoal com o da empresa

Pode ser um pouco difícil fazer isso logo quando se começa um negócio, mas essa separação precisa acontecer o quanto antes. Você só vai conseguir ter uma visão real e clara da saúde financeira da sua empresa analisando somente os lucros e gastos dela. Caso contrário, as finanças ficarão todas bagunçadas.

Flexibilize as formas de pagamento

Para oferecer comodidade aos consumidores e não se perder, esteja aberto a negociar datas e formas de pagamento. No entanto, independentemente do acordo feito, ele precisa ser registrado para você não correr o risco de esquecer.

Conheça e organize seus clientes

É importante conhecer o seu negócio como um todo. Portanto, saiba quem são os consumidores que costumam atrasar, os que tendem a pagar com antecedência e também as formas de pagamento mais utilizadas pelos clientes. Desta forma, você prepara uma abordagem diferente para cada perfil de pessoa, caso precise cobrá-la.

Se necessário, não hesite em cobrar

Eventualmente, vai chegar aquele momento em que você terá que cobrar o seu cliente. Não tenha medo. Basta ter alguns cuidados na hora de hora de abordá-lo, manter a calma e ouvi-lo. Essa medida é de extrema importância para evitar a inadimplência.

Mime os bons pagadores

Uma boa estratégia para dar aquele empurrãozinho e estimular as pessoas a pagarem dentro do prazo é oferecer descontos ou condições especiais para elas. Faça as contas e veja o que você pode oferecer em troca.

Acompanhe os registros com frequência

Para que o controle de clientes e pagamentos funcione, ele precisa estar sempre atualizado. Além disso, é preciso acompanhar mês a mês como andam os atrasos e a quitação dos débitos. Não basta apenas inserir os valores no sistema, é preciso analisá-los.

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Tente evitar empréstimos

Controlar os pagamentos dos clientes é fundamental para não faltar dinheiro no caixa do seu negócio. Infelizmente, nem sempre isso é possível e acaba havendo um desequilíbrio financeiro. Se não tiver saída e for mesmo necessário recorrer a empréstimos, tome muito cuidado com os juros e o quanto ele vai custar no final.

Use um sistema de gestão

Fazer o controle de pagamento dos clientes fica muito mais fácil com uma ferramenta integrada. Existem apps e softwares no mercado que, dentre outras funções, auxiliam nesse acompanhamento dos débitos e no cadastro de clientes.

Trabalhe com uma conta digital

Uma conta digital agiliza processos e facilita demais o controle financeiro da sua empresa. Você tem muito mais independência do que com um banco tradicional e consegue economizar a grana de mensalidades e outras taxas.

Qual a melhor forma de receber?

Há muitas opções hoje para os lojistas receberem os pagamentos dos clientes. O que vai determinar a melhor para a sua empresa é o quanto você pode e está disposto a esperar o dinheiro cair na sua conta e pagar determinadas taxas. Veja alguns exemplos:

• cartões de crédito e débito;
• boleto bancário;
• link de pagamento;
• PIX;
• carteiras digitais.

Conclusão

Agora que você já aprendeu como controlar pagamentos de clientes, analise as suas finanças, o seu fluxo de caixa e comece a se organizar melhor hoje mesmo. Seguindo as nossas dicas, as chances de você ter problemas com inadimplência serão mínimas.